Einstellungen der Aufbewahrungsrichtlinie ändern

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Übersicht

Die Funktion zur Aufbewahrungsrichtlinie automatisiert das Entfernen von gesicherten und archivierten Daten nach einem festgelegten Zeitraum. So lässt sich das Wachstum des Speichers kontrollieren und die Datenlebenszyklen lassen sich an interne Governance- und Compliance-Anforderungen anpassen, ohne das Risiko eines versehentlichen Datenverlusts durch manuelle Bereinigung. Dieser Artikel erklärt, wie Aufbewahrungsrichtlinien funktionieren und wie sie einer Organisation hinzugefügt, bearbeitet und entfernt werden.

So funktioniert die Aufbewahrungsrichtlinie

Aufbewahrungsrichtlinien sind für jede Organisation spezifisch, und Sie können so viele hinzufügen, wie Sie benötigen. Eine Aufbewahrungsrichtlinie legt die Aufbewahrungsdauer für ein oder mehrere Objekte fest, bis hin zu allen Objekten in der Organisation. Sie konfigurieren die Aufbewahrungsdauer für Sicherungs- und Archivdatensätze separat, mit Werten von 1 Monat bis 12 Jahren.

Wenn mehrere Aufbewahrungsrichtlinien auf dasselbe Objekt zutreffen, gilt die Richtlinie mit der längeren Aufbewahrungsdauer. Angenommen, Sie haben zwei Richtlinien: eine, die alle Objekte 6 Monate lang aufbewahrt, und eine, die nur Kontenobjekte 1 Jahr lang aufbewahrt. Kontenobjekte werden 1 Jahr lang aufbewahrt, während alle anderen Objekte 6 Monate lang aufbewahrt werden.

Zwei Datensätze aufbewahrt

Unabhängig von der konfigurierten Aufbewahrungsdauer bewahrt das System immer die zwei neuesten Versionen eines jeden Datensatzes auf. So wird Datenverlust durch versehentliches Löschen oder Datenbeschädigung verhindert.

Neue Objekte

Neu zu einer Organisation hinzugefügte Objekte sind nicht in bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien enthalten. Um ein neues Objekt einzubeziehen, erstellen Sie zunächst eine Sicherung oder ein Archiv, das es enthält, und fügen Sie es dann der gewünschten Aufbewahrungsrichtlinie hinzu.

Beispielszenarien

In den folgenden Fällen gilt der Einfachheit halber eine einzige Aufbewahrungsrichtlinie für alle Objekte. Die Fälle veranschaulichen unterschiedliche Nutzungsmuster und Aufbewahrungsdauern und berücksichtigen nur gesicherte Versionen.

Fall 1: Häufig geänderte Objekte

Detail	Beschreibung
Aufbewahrungsdauer	12 Monate
Verwendung	Objekte ändern sich täglich.
Aufbewahrungsverhalten	Alle innerhalb der letzten 12 Monate erstellten Versionen werden aufbewahrt; ältere Versionen werden gelöscht.
Aufbewahrte Versionen	~365 Versionen

Fall 2: Selten geänderte Objekte

Detail	Beschreibung
Aufbewahrungsdauer	12 Monate
Verwendung	Objekte ändern sich alle 6 Monate.
Aufbewahrungsverhalten	Während des 12-monatigen Zeitraums werden zwei Versionen erstellt, und alle älteren Versionen werden gelöscht.
Aufbewahrte Versionen	2 Versionen

Fall 3: Alle Versionen älter als die Aufbewahrungsdauer

Detail	Beschreibung
Aufbewahrungsdauer	6 Monate
Verwendung	Objekte wurden seit 2 Jahren nicht geändert. Davor wurden 100 Versionen gesichert.
Aufbewahrungsverhalten	Während der 6-monatigen Aufbewahrungsdauer wurden keine neuen Versionen erstellt. Da das System immer mindestens 2 Versionen aufbewahrt, werden die 2 neuesten Versionen behalten und der Rest gelöscht.
Aufbewahrte Versionen	2 Versionen

Einstellungen für Aufbewahrungsrichtlinien

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Einstellungen für Aufbewahrungsrichtlinien aufrufen

Nachfolgend finden Sie Anweisungen zum Aufrufen der Aufbewahrungsrichtlinien für die ausgewählte Organisation sowie zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen einer Richtlinie.

1. Klicken Sie auf Einstellungen im Seitenleistenmenü.
2. Klicken Sie auf den Organisation für die eine Aufbewahrungsrichtlinie geändert werden soll.

   
3. Klicken Sie auf den Aufbewahrungsrichtlinie Registerkarte.

   

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Richtlinie hinzufügen und Zeitraum festlegen

1. Klicken Sie auf Weitere hinzufügen am unteren Ende der Vorlagen für Aufbewahrungsrichtlinien Abschnitts.

   
2. Geben Sie einen Namen für die Richtlinienvorlage ein.

   
3. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer für Sicherungsdatensätze fest.

   1. In der Sicherung aufbewahren für Textfeld geben Sie die Anzahl der Monate oder Jahre ein, für die Sicherungsdatensätze für diese Richtlinie aufbewahrt werden sollen.
   2. Klicken Sie auf den Monat/Jahr Dropdown-Menü.
   3. Wählen Sie das Zeitintervall aus, das für Sicherungsdatensätze für diese Richtlinie verwendet werden soll.

      
4. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer für Archivdatensätze fest.

   1. In der Archiv aufbewahren für Textfeld geben Sie die Anzahl der Monate oder Jahre ein, für die Archivdatensätze für diese Richtlinie aufbewahrt werden sollen.
   2. Klicken Sie auf den Monat/Jahr Dropdown-Menü.
   3. Wählen Sie das Zeitintervall aus, das für Archivdatensätze für diese Richtlinie verwendet werden soll.

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Objekte hinzufügen

Alle Objekte hinzufügen

1. Klicken Sie auf Alle auswählen um alle Objekte in diese Aufbewahrungsrichtlinie aufzunehmen.

   
2. Die Hinzugefügt Registerkarte enthält jetzt alle Objekte.

   

Einzelne Objekte hinzufügen

1. Geben Sie das Objekt, das Sie hinzufügen möchten, in das Suchfeld.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen für das Objekt ein, das Sie in diese Aufbewahrungsrichtlinie aufnehmen möchten.

   
3. Die Hinzugefügt Registerkarte enthält jetzt das von Ihnen hinzugefügte Objekt.

   

Objekte entfernen

1. Klicken Sie auf den Hinzugefügt Registerkarte.
2. Klicken Sie auf den Hinzugefügt Schaltfläche rechts neben jedem Objekt zum Entfernen.

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Hinzufügen der Richtlinie abschließen

1. Klicken Sie auf den Hinzufügen Schaltfläche am unteren Rand der Vorlage für die Aufbewahrungsrichtlinie.

   
2. Nach dem Hinzufügen wird die neue Aufbewahrungsrichtlinie in der Liste angezeigt. Vorlagen für Aufbewahrungsrichtlinien Abschnitts.

   

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Aufbewahrungsrichtlinie bearbeiten

Das Bearbeiten einer Aufbewahrungsrichtlinie erfolgt auf die gleiche Weise wie das Hinzufügen einer neuen. Weitere Einzelheiten finden Sie in den obigen Abschnitten.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten für die Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie bearbeiten möchten.

   
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Aufbewahrungsrichtlinie vor.
3. Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu speichern.

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Löschen einer Aufbewahrungsrichtlinie

1. Klicken Sie auf den Papierkorb Schaltfläche für die Aufbewahrungsrichtlinie, die Sie löschen möchten.

   
2. Klicken Sie auf Bestätigen im Vorlage für das Löschen von Aufbewahrungsrichtlinien Bestätigungsdialogfeld.

   
3. Die Aufbewahrungsrichtlinie wurde jetzt gelöscht.