Einstellungen zur Datenaufbewahrung ändern
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Überblick
Die Funktion „Data Hold“ ermöglicht es Administratoren, Regeln zu definieren, die verhindern, dass bestimmte gesicherte und archivierte Datensätze dauerhaft gelöscht werden, sei es durch eine automatisierte Aufbewahrungsrichtlinie oder durch einen manuellen Löschvorgang. Data Holds werden auf Objektebene angewendet, und Sie können Filter verwenden, um die unter die Sperre fallenden Datensätze einzugrenzen. Sobald ein Objekt einer Data Hold unterliegt, sind alle aktuellen und zukünftigen Sicherungs- und Archivdatensätze, die der Sperre entsprechen, geschützt. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Data Holds hinzufügen und entfernen.
Geltungsbereich der Data Hold
Data Holds werden pro Organisation konfiguriert. Eine Sperre gilt nur für Objekte innerhalb der Organisation, die Sie konfigurieren; sie schützt keine Objekte in einer anderen Organisation.
Data-Hold-Einstellungen
Data-Hold-Einstellungen aufrufen
Nachfolgend finden Sie Anweisungen zum Aufrufen der Data-Hold-Einstellungen für die ausgewählte Organisation sowie zum Hinzufügen und Entfernen einer Data Hold.
Klicken Sie auf Einstellungen im Seitenleistenmenü.
Klicken Sie auf die Organisation deren Data Hold Sie ändern möchten.
Klicken Sie auf die Data Hold Registerkarte.
Objekte zu Data Hold hinzufügen
Sie können jedes gesicherte oder archivierte Objekt zu einer Data Hold hinzufügen und beliebig viele hinzufügen.
Klicken Sie auf Objekt hinzufügen.
Eine Liste aller für diese Organisation gesicherten Objekte wird angezeigt.
Suchen oder scrollen Sie, um ein Objekt zu finden.
Klicken Sie auf Hinzufügen für jedes Objekt, für das Sie eine Data Hold hinzufügen möchten.
Fügen Sie so viele Objekte hinzu wie erforderlich.
Klicken Sie auf Übernehmen.
Die ausgewählten Objekte werden nun in der Data-Hold-Objekte Liste angezeigt.
Fügen Sie weitere Objekte hinzu, indem Sie auf Objekt hinzufügen klicken und diesen Vorgang wiederholen.
Filter zu Objekten hinzufügen
Sie können Objekten Filter hinzufügen, um die Data Hold auf nur die Datensätze zu beschränken, die den Filterkriterien entsprechen.
Klicken Sie auf die Filter Schaltfläche für das Objekt, das Sie filtern möchten.
Klicken Sie auf Filter hinzufügen.
Klicken Sie auf die Feld auswählen Dropdown-Menü.
Wählen Sie das Feld des Objekts aus, das in diesem Filter verwendet werden soll.
Klicken Sie auf die Eine Option auswählen Dropdown-Menü.
Wählen Sie die mit diesem Filter auszuführende Operation aus.
Geben Sie den Wert, nach dem gefiltert werden soll, in das Textfeld ein.
Mehrere Filter
Um einen weiteren Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf Filter hinzufügen.
Vervollständigen Sie den Filter mit demselben Verfahren wie oben.
Standardmäßig werden mehrere Filter mit einem logischen UND verknüpft. Das bedeutet, dass alle Filter übereinstimmen müssen, damit der Datensatz durchgelassen wird.
Um Filter mit UND, ODER, und () Operationen zu verknüpfen:
Klicken Sie auf die Logikauswahl Dropdown-Menü.
Auswählen Benutzerdefinierte Logik.
Geben Sie Ihre benutzerdefinierte Logik in das Textfeld rechts neben dem Dropdown-Menü ein.
Filter anwenden
Klicken Sie auf Übernehmen um den Filter zu speichern.
Data Hold speichern
Eine Data Hold wird wirksam, sobald Sie ein Objekt zur Data-Hold-Objekte Liste hinzufügen. Es ist keine Speichern-Schaltfläche oder andere Aktion erforderlich, und alle Filter, die Sie auf Objekte anwenden, werden ebenfalls sofort wirksam. Im folgenden Screenshot sind sowohl die Kontakt und Konto Objekte durch die Data Hold geschützt. Das Konto Objekt hat einen Filter angewendet, angezeigt durch den Kreis mit der Anzahl der Filter.
Data Hold entfernen
Sie können eine Data Hold von einem Objekt entfernen. Sobald die Sperre entfernt wurde, gilt sie nicht mehr für die gesicherten und archivierten Daten dieses Objekts. Diese Daten können dann durch eine manuelle Löschung oder durch eine Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden.
Klicken Sie auf die Papierkorb des Objekts, von dem die Data Hold entfernt werden soll.
Klicken Sie auf Bestätigen im Objekt aus Data Hold löschen Bestätigungsdialogfeld.
Sobald die Data Hold entfernt wurde, gilt sie nicht mehr für das Objekt.
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