Ctrlk
Kundensupport
For the complete documentation index, see llms.txt. This page is also available as Markdown.

Ein Archiv nach Vorlage erstellen

Erforderliche Benutzeranmeldeinformationen

[Flosum-Benutzer] - Sicherung & Archiv Lizenz mit Sicherung & Archiv Berechtigungen

Ãœbersicht

Dieser Artikel bietet Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen eines vorlagenbasierten Archivs in Flosum Backup & Archive. Ein vorlagenbasierten Archivs ermöglicht es Ihnen, bestimmte Salesforce-Daten zu archivieren, den Datenverbrauch zu reduzieren, effizienten Langzeitspeicher bereitzustellen und wichtige Geschäftsdaten zu schützen. Ein Archivjob besteht aus zwei Phasen: Zuerst werden die Daten dem Archiv in Flosum Backup & Archive hinzugefügt, und dann werden die Daten aus Salesforce gelöscht.

Mit einem vorlagenbasierten Archiv erhalten Sie eine granulare Kontrolle über Ihren Archivjob durch eine wiederverwendbare Vorlage, die Folgendes festlegt:

  • Die einzuschließenden Salesforce-Objekte

  • Optionale Filter (deklarativ oder SOQL), um den Datensatz einzugrenzen

  • Alle zu deaktivierenden Automatisierungsprozesse

  • Ob sofort oder nach einem festgelegten Zeitplan ausgeführt werden soll

Die Dieses Objekt beibehalten Funktion ermöglicht es Benutzern, Kinddatensätze zu archivieren und gleichzeitig übergeordnete Datensätze intakt zu lassen — perfekt zum Archivieren von Anhängen, während Cases oder Opportunities beibehalten werden. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Retain This Object für ein Archiv nach Vorlage aktivieren Artikel.

Erstellen eines vorlagenbasierten Archivs

1

Ein Archiv erstellen

  1. Klicken Sie auf Backup & Archive im Seitenmenü.

  2. Klicken Sie auf den Organisationsumschalter im Breadcrumb-Pfad.

  3. Wählen Sie die Organisation aus, die Sie archivieren möchten.

  4. Klicken Sie auf vorlagenbasierten Archivs.

2

Eine Vorlage erstellen

Wenn keine Vorlagen vorhanden sind oder Sie eine neue erstellen müssen, folgen Sie den Anweisungen unten. Springen Sie zu Ein Archiv nach Vorlage erstellen wenn Sie keine Vorlage erstellen müssen.

  1. Klicken Sie auf Vorlage erstellen wenn keine Vorlagen vorhanden sind oder wenn Sie eine neue erstellen müssen.

  2. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein.

  3. Geben Sie eine hilfreiche Beschreibung des Zwecks der Vorlage in das optionale Archivvorlage Textfeld ein.

3

Objekte zur Vorlage hinzufügen

  1. Klicken Sie auf den Objekt hinzufügen Menüschaltfläche, um die einzuschließenden Salesforce-Objekte auszuwählen.

  2. Suchen oder durchsuchen Sie im Menü nach Objekten.

Wenn Sie nach einem Objekt suchen, geben Sie das Salesforce-Objektlabel, nicht den Salesforce-API-Namen ein. Geben Sie zum Beispiel Content Version, nicht ContentVersion ein.

  1. Markieren Sie die Objekte, die Sie hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf Hinzufügen um alle ausgewählten Objekte hinzuzufügen.

  3. Wenn einem Archiv ein Objekt hinzugefügt wird, werden alle untergeordneten Objekte, die vom übergeordneten Objekt abhängig sind, automatisch dem Archiv hinzugefügt.

  4. Klicken Sie auf den > Pfeil, um ein Objekt zu erweitern und alle seine untergeordneten Objekte anzuzeigen.

Jedes untergeordnete Objekt, das mit einem roten Schloss gekennzeichnet ist, wird automatisch dem Archiv hinzugefügt, da es von seinem übergeordneten Objekt abhängt. Im Screenshot unten hat das Contact Objekt sieben untergeordnete Objekte, die automatisch archiviert wurden. Außerdem haben einige dieser untergeordneten Objekte ihre eigenen abhängigen untergeordneten Objekte, die ebenfalls in das Archiv aufgenommen wurden. Diese Abhängigkeit führt zu einer kaskadierenden Löschung: Wenn das Contact-Objekt archiviert wird, wird dadurch die Löschung vieler untergeordneter und Enkelobjekte in Salesforce ausgelöst. Es ist wichtig zu wissen, welche Objektdatensätze aus Salesforce entfernt werden, wenn ein Archivjob ausgeführt wird.

  1. Klicken Sie auf ein Objekt, um den Dialog zum Hinzufügen untergeordneter Objekte zu öffnen.

  2. Lesen Sie den Retain This Object für ein Archiv nach Vorlage aktivieren Artikel, um zu erfahren, wie Sie die Dieses Objekt beibehalten Funktion verwenden, um zu verhindern, dass ausgewählte Objekte gelöscht werden.

  3. Klicken Sie auf den + Hinzufügen Schaltfläche neben jedem der hinzuzufügenden untergeordneten Objekte.

  4. Sobald Sie alle Objekte hinzugefügt haben, klicken Sie auf Übernehmen um die Änderungen zu speichern.

4

(Optional) Filter zu Objekten hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Filter um dem Objekt einen Filter hinzuzufügen.

  2. Sie können wahlweise mit deklarativen Kriterien filtern, ähnlich wie bei Salesforce-Berichten, oder über eine SOQL Abfrage. Ein Beispiel desselben Filters, der auf beide Arten erstellt wurde, wird in den folgenden Screenshots gezeigt.

  3. (Optional) Klicken Sie auf die Datensätze zählen Schaltfläche, um zu überprüfen, ob der Filter die richtige Anzahl von Datensätzen abruft.

  4. Klicken Sie auf Ãœbernehmen um den Filter zu speichern.

5

(Optional) Automatisierungsprozesse deaktivieren

Wenn ein Archivjob ausgeführt wird, bleiben automatisierte Salesforce-Prozesse standardmäßig aktiv. Um zu verhindern, dass diese Prozesse ausgelöst werden, können Sie sie auf Objektebene selektiv deaktivieren. Das Deaktivieren von Automatisierungen für ein Objekt betrifft nur dieses eine Objekt.

Jeder der unten aufgeführten Prozesse wird für jedes Objekt in der Vorlage einzeln deaktiviert.

  • Trigger

  • Workflows

  • Flows

  • Validierungsregeln

  • Suchfilter

Automatisierte Prozesse werden nur während des Archivjobs deaktiviert und nach Abschluss des Jobs wiederhergestellt.

Automatisierungen werden nur für die Objekte deaktiviert, bei denen sie ausgewählt sind. Für andere Objekte in der Vorlage bleiben sie aktiviert. Deaktivieren Sie Automatisierungen für jedes Objekt, das betroffen sein soll.

  1. Um Salesforce-Automatisierungen für ein Objekt zu deaktivieren, klicken Sie auf Automatisierungsprozesse.

  2. Markieren Sie alle Automatisierungen, die Sie deaktivieren möchten.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

  4. Wenn Automatisierungen für ein Objekt deaktiviert sind, wird die Automatisierungen Schaltfläche einen roten Punkt anzeigen.

  5. Wiederholen Sie dies für alle Objekte, für die Sie Automatisierungen deaktivieren möchten.

6

Speichern Sie die Vorlage

  1. Klicken Sie auf Speichern sobald Sie alle Objekte für diese Vorlage konfiguriert haben.

7

Eine Vorlage auswählen

  1. Geben Sie einen Namen für den Archivjob ein.

  2. Klicken Sie auf den Auswählen Schaltfläche der zu verwendenden Vorlage. Sie können nur eine Vorlage auswählen.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

8

Den Archivjob konfigurieren

  1. (Optional) Geben Sie eine Beschreibung des Archivs in das Textfeld ein.

9

Den Archivjob ausführen oder planen

Sofortarchiv

  1. Klicken Sie auf den Ausführen Schaltfläche, um das vorlagenbasierte Archiv zu starten.

  2. Dadurch wird Ihr vorlagenbasierter Archivjob sofort gestartet.

Geplantes Archiv

Ein Archivjob kann so geplant werden, dass er zu einem bestimmten Datum und in einem bestimmten Zeitintervall ausgeführt wird.

  1. Stellen Sie den Zeitplan Schalter auf Aktiviert.

  2. Wählen Sie die Wiederholung der Sicherung aus, die ausgeführt werden soll Täglich, Wöchentlich, oder Monatlich.

  3. Konfigurieren Sie die Zeitplan Optionen. Täglich, Wöchentlich und Monatlich bieten jeweils unterschiedliche Optionen zum Festlegen von Uhrzeit und Datum, wann das Archiv ausgeführt wird.

  4. Klicken Sie auf den Zeitplan Schaltfläche, um Ihren Archivjob zu planen.

10

Archivjob überprüfen

Sofortarchiv

  1. Nachdem Sie den Archivjob gestartet haben, werden Sie zur Registerkarte Backup & Archive > Verlauf weitergeleitet.

  2. Die Tabelle zeigt den Status des vorlagenbasierten Archivjobs an.

Geplantes Archiv

  1. Nachdem Sie den Archivjob geplant haben, werden Sie zur Registerkarte Backup & Archive > Zeitplan weitergeleitet.

  2. Der geplante vorlagenbasierte Archivjob befindet sich im Abschnitt Vom Benutzer geplant .

VorherigeÜberblick über Archive
NächsteRetain This Object für ein Archiv nach Vorlage aktivieren

Zuletzt aktualisiert

War das hilfreich?