Cómo restaurar casos archivados con correos electrónicos y archivos adjuntos

Descripción general

Restaurar objetos archivados que incluyen correos electrónicos y archivos adjuntos requiere archivar correctamente los objetos de caso originales junto con sus correos electrónicos y archivos relacionados. Esta guía detalla el proceso para archivar y restaurar con éxito Caso objetos que contienen Correos electrónicos y archivos adjuntos utilizando la aplicación Copia de seguridad y Archivo.

El artículo usa el Caso objeto como ejemplo, pero se puede usar cualquier objeto con un correo electrónico y un archivo.

Prerrequisitos

Se requieren las siguientes condiciones para completar las instrucciones del artículo. Cada una se explica con más detalle en las secciones siguientes.

• Cómo restaurar casos archivados con correos electrónicos y archivos adjuntos

• Cómo restaurar casos archivados con correos electrónicos y archivos adjuntos

Para completar este ejemplo, asegúrese de estar familiarizado con las siguientes acciones en Copia de seguridad y Archivo:

• Crear un archivo: Crear un archivo con plantilla

• Crear trabajo de restauración: Crear un trabajo de restauración de archivo (preparación)

• Ejecutar trabajo de restauración: Ejecutar un trabajo de restauración (ejecución)

Crear plantilla de archivo para correos electrónicos y archivos adjuntos

Para asegurar que todos los registros y adjuntos relacionados se archiven y puedan restaurarse, la plantilla de archivo debe configurarse con relaciones padre-hijo adecuadas. Vea la estructura básica a continuación, junto con una captura de pantalla de un ejemplo de plantilla de archivo.

• Caso - Objeto padre

  • Documento de contenido - Archivos relacionados con el objeto Case

  • Mensaje de correo electrónico - Correos electrónicos relacionados con el objeto Case

    • Documento de contenido - Archivos relacionados con el objeto Email Messages

Importante

Los archivos adjuntos a Mensaje de correo electrónico objetos aparecen en la lista relacionada Archivos del Caso objeto debido al objeto de Adjunto combinado Aquí hay puntos clave a tener en cuenta:

• No está relacionado directamente: El objeto de Adjunto combinado objeto no está relacionado directamente con el Caso objeto.

• Restricciones de la API: No se puede consultar ni restaurar a través de la API.

• Precaución al restaurar: Si no incluye el Documento de contenido objeto bajo Mensaje de correo electrónico en la plantilla de archivo, los archivos adjuntos de correo electrónico no se respaldarán ni se restaurarán.

Asignar el permiso “Actualizar mensajes de correo electrónico”

Restaurar mensajes de correo electrónico con archivos adjuntos requiere que el usuario que realiza la restauración tenga el permiso del sistema “Actualizar mensajes de correo electrónico”. Esto es necesario para restablecer las relaciones entre EmailMessages y archivos, y para actualizar campos como Para, De, Cc, Cco y referencias a ContentDocument. Siga estos pasos:

1. Inicie sesión en su organización de Salesforce.

2. Vaya a Configuración

3. En Búsqueda rápida, busque Conjuntos de permisos.

4. Haga clic en Nuevo o abra un conjunto de permisos existente.

5. Navegue a Permisos del sistema.

6. Haga clic en Editar.

7. Busque Actualizar mensajes de correo electrónico y marque la casilla.

8. Haga clic en Guardar.

9. Haga clic en Administrar asignaciones > Agregar asignaciones.

10. Seleccione el usuario que se utiliza para conectar su organización de Salesforce con sus aplicaciones Flosum Cloud.

11. Haga clic en Asignar.

¿Qué sucede sin el permiso Actualizar mensajes de correo electrónico?

• Los registros de correo electrónico y los archivos pueden restaurarse, pero:

  • Las relaciones de ContentDocumentLink no se restaurarán.

  • Los adjuntos no aparecerán en la lista relacionada del EmailMessage restaurado.

  • Los archivos aún pueden existir en Salesforce, pero no serán accesibles desde el correo electrónico restaurado.

Ver correos electrónicos y archivos adjuntos restaurados

Para verificar los registros restaurados:

1. Navegue hasta el Caso registro restaurado

2. En Historial de actividad, encuentre el correo electrónico restaurado

3. Abra el EmailMessage registro restaurado

4. En la sección Relacionados , haga clic en Los adjuntos

5. Los archivos adjuntos al correo aparecerán aquí

¿Por qué los archivos adjuntos de correo restaurados no aparecen en la página Adjuntos?

• La sección Notas y archivos adjuntos usa el Objeto CombinedAttachment objeto.

  • Este objeto no puede crearse ni restaurarse a través de la API. (Limitación de Salesforce)

  • Los archivos restaurados no se mostrarán en la sección Notas y archivos adjuntos.

• Las imágenes están incrustadas en el cuerpo del correo electrónico.

  • Las imágenes incrustadas se almacenan a través de CaseFeed, que no se puede crear/actualizar mediante la API. (Limitación de Salesforce)

  • Las imágenes se restauran como archivos, pero no se mostrarán inline en los correos electrónicos.